Última actualización: [16 de diciembre de 2025]
En el entorno digital actual, donde la automatización y la inteligencia artificial forman parte
integral de los procesos de negocio, la confianza es el activo más valioso que poseemos. En
EverMind Systems, entendemos que la privacidad de la
información no es simplemente un requisito legal o una casilla que marcar, sino el pilar
fundamental sobre el que construimos nuestras relaciones comerciales y tecnológicas. Por ello,
hemos desarrollado la presente Política de Privacidad con el objetivo de explicar, con la máxima
transparencia y profundidad, cómo gestionamos, protegemos y utilizamos la información que nos
confías al interactuar con nuestros sistemas y servicios.
Al acceder a nuestros servicios, queremos que comprendas que tus datos están siendo tratados
bajo estrictos estándares de seguridad y ética profesional. A continuación, explicamos
detalladamente cómo recopilamos, utilizamos y protegemos tus datos personales en
cumplimiento con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
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Identidad y Responsabilidad en el Tratamiento de Datos
Es fundamental comenzar estableciendo quién es la entidad encargada de velar por la seguridad de
tu información. La responsabilidad del tratamiento de los datos recae exclusivamente sobre la
administración de EverMind Systems, que actúa como la entidad comercial y
tecnológica titular del presente sitio web y prestadora de los servicios de consultoría,
desarrollo y automatización aquí ofrecidos.
EverMind Systems opera con domicilio fiscal situado en la ciudad de Madrid,
España, y gestiona todas las operaciones relacionadas con la web y la relación con
los clientes desde esta ubicación. Para cualquier asunto relacionado con la privacidad, la
gestión de datos o la resolución de dudas sobre este texto, hemos habilitado canales directos de
comunicación que garantizan una atención personalizada. Puedes ponerte en contacto directamente
con nuestro Delegado de Protección de Datos o con el departamento responsable a través de la
dirección de correo electrónico corporativa habilitada a tal efecto (evermindsystems@gmail.com),
donde atenderemos cualquier inquietud con la máxima diligencia.
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Descripción Narrativa de la Recopilación de Información
La recogida de datos en EverMind Systems no se realiza de forma indiscriminada, sino que sigue
un proceso lógico basado en la interacción que tú, como usuario o cliente, decides tener con
nosotros.
En una primera instancia, cuando simplemente navegas por nuestra plataforma para conocer
nuestros servicios de Inteligencia Artificial y sistemas, la recopilación de datos es mínima y
técnica, limitándose a aquellos elementos necesarios para que la página web cargue correctamente
en tu dispositivo. Sin embargo, en el momento en que decides dar un paso más y utilizar nuestros
formularios de contacto, solicitar una auditoría de sistemas o pedir un presupuesto para una
automatización, se inicia una recogida activa de información. En estos casos, te solicitaremos
datos identificativos básicos como tu nombre completo y tu dirección de correo
electrónico, así como información profesional referente a tu empresa o sector si la
consulta es de carácter corporativo.
Sin embargo, para ser precisos con la realidad tecnológica, debemos matizar la procedencia de
los datos técnicos. Aunque EverMind Systems garantiza que no compra bases de datos externas a
terceros ni se nutre de fuentes de información pública para crear perfiles sobre el cliente sin
su conocimiento, sí existen procesos automatizados de recolección de información. Durante su
navegación, y mediante el uso de tecnologías de seguimiento (cookies y píxeles), el cual se debe
aceptar previamente por el cliente al entrar por primera vez a la web oficial de EverMind
Systems, nuestros sistemas y los de nuestros proveedores tecnológicos pueden recopilar datos
técnicos de tu dispositivo y de tu comportamiento en la web de forma automática.
Por tanto, podemos afirmar que los datos proceden de dos fuentes: directamente del cliente
(datos declarativos) y de tu interacción con nuestra infraestructura digital (datos
observados). Dado que el funcionamiento técnico de esta recolección automatizada es
complejo y utiliza herramientas de terceros, hemos desarrollado un documento específico, nuestra
Política de Cookies, donde detallamos pormenorizadamente qué herramientas
externas intervienen y cómo funcionan, para no saturar este texto con especificaciones técnicas
que tienes disponibles en dicho anexo.
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Finalidades y Uso Estratégico de la Información
La razón de ser de recopilar esta información responde a objetivos claros, legítimos y
explícitos que permiten el funcionamiento operativo de EverMind Systems. No almacenamos datos
por el simple hecho de acumular información; cada dato tiene una función específica dentro de
nuestro engranaje de negocio.
-
Gestión Contractual: Principalmente, utilizamos sus datos para la gestión
integral de la relación contractual o precontractual. Esto implica que, si se nos solicita
un servicio de desarrollo o consultoría, utilizaremos sus datos para elaborar propuestas
comerciales, mantener una comunicación fluida sobre el estado del proyecto, realizar las
entregas pertinentes y emitir la facturación correspondiente cumpliendo rigurosamente con
las normativas fiscales y contables. La información fluye a través de nuestros sistemas
internos para asegurar que el servicio que recibes es de la máxima calidad y precisión.
-
Comunicación de Valor: Adicionalmente, y siempre con una vocación de
servicio, podemos tratar sus datos de contacto para mantener informado al cliente sobre
actualizaciones críticas de seguridad, novedades relevantes en el sector de la inteligencia
artificial o mejoras en nuestros servicios que puedan aportar valor a su negocio.
-
Seguridad y Análisis: Asimismo, los datos técnicos y de navegación
obtenidos automáticamente se utilizan con fines de seguridad informática, para monitorizar
la integridad de nuestra infraestructura, prevenir ciberataques y asegurar que la plataforma
desde la que operamos se mantiene estable y segura. También utilizamos estos datos técnicos
para análisis estadísticos que nos ayudan a entender cómo los usuarios interactúan con
nuestra web y así optimizar nuestros procesos, tal y como se detalla en la política de
cookies mencionada en el otro documento.
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Legitimación Jurídica del Tratamiento
Para que el tratamiento de sus datos sea lícito, debe ampararse en una base legal sólida. En
EverMind Systems no basamos nuestras acciones en la improvisación, sino en fundamentos jurídicos
claros que varían según el momento y el tipo de interacción que mantenga el usuario con
nosotros.
Cuando el usuario o cliente nos contacta voluntariamente a través de un formulario o correo
electrónico para realizar una consulta, la base legal que legitima el tratamiento es el
consentimiento expreso que nos otorga al realizar dicha acción afirmativa (el
"clic" de enviar). Es el usuario quien inicia la conversación y nos autoriza a tratar sus datos
para responderle.
Por otro lado, si el cliente decide contratar nuestros servicios, la base legal se transforma en
la ejecución de un contrato; en este escenario, el tratamiento de sus datos
deja de ser opcional para convertirse en necesario, con el fin de poder cumplir con nuestras
obligaciones de prestación de servicios y con las suyas de pago.
Existen también situaciones en las que el tratamiento se basa en el interés
legítimo de EverMind Systems, como ocurre con las medidas de seguridad informática
o el análisis básico de rendimiento web. Finalmente, en lo referente a la facturación y la
contabilidad, tratamos sus datos porque estamos obligados por ley, cumpliendo con las exigencias
de la Agencia Tributaria y otras normativas mercantiles que nos obligan a mantener registros
formales de nuestras transacciones económicas.
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Políticas de Conservación y Ciclo de Vida del Dato
En EverMind Systems aplicamos una política de retención de datos restrictiva y lógica: no
conservamos su información ni un minuto más de lo estrictamente necesario para cumplir con la
finalidad que motivó su recogida. El tiempo que sus datos permanecerán en nuestros sistemas
depende directamente de la naturaleza de los mismos y de las obligaciones legales vigentes.
Para los datos relacionados con consultas generales o suscriptores a boletines informativos,
conservaremos la información activa mientras mantenga su interés en nosotros o hasta que el
usuario decida retirar tu consentimiento dándote de baja. En el momento en que se nos indique
que ya no desea recibir información adicional, mejoras de servicios u otros, procederemos a la
supresión segura de dichos datos de nuestras listas de distribución.
Por el contrario, la información relativa a clientes con los que hemos formalizado una relación
comercial (facturas, contratos, comunicaciones de proyecto) se conservará debidamente bloqueada
durante los plazos que marca la legislación fiscal y mercantil, que generalmente oscilan entre
los cinco y seis años. Durante este periodo de bloqueo técnico, los datos no se utilizan para
ninguna actividad comercial, sino que permanecen almacenados de forma segura a disposición
exclusiva de jueces, tribunales o autoridades públicas competentes para atender posibles
responsabilidades nacidas del tratamiento. Una vez prescritas estas responsabilidades legales,
la información es destruida de forma definitiva mediante métodos seguros que impiden su
recuperación posterior.
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Comunicación de Datos y Relación con Terceros
La confidencialidad es una máxima innegociable en EverMind Systems. Queremos garantizar al
usuario que no comercializamos, vendemos ni alquilamos sus datos personales a terceros con fines
de lucro directo (como la venta de listas de correo). Su información es parte de nuestro secreto
profesional y es tratada con la máxima reserva.
Sin embargo, la realidad técnica de internet y la gestión empresarial moderna hacen necesario
contar con la colaboración de proveedores de servicios especializados. Estos actúan como
"Encargados del Tratamiento" y tienen acceso a ciertos datos exclusivamente para prestarnos un
servicio necesario, como puede ser el alojamiento de nuestra página web, la plataforma de
gestión de correo electrónico o nuestra gestoría fiscal. EverMind Systems selecciona
rigurosamente a estos proveedores directos, asegurándonos de que cumplan con la normativa
europea.
Es crucial hacer una distinción importante respecto a los servicios tecnológicos externos
vinculados a las cookies y la analítica web (como Google o proveedores de redes sociales). Al
utilizar nuestra web y aceptar el uso de cookies, se produce necesariamente una comunicación de
datos técnicos (IP, identificadores de dispositivo) hacia los servidores de estas empresas
tecnológicas externas. Aunque nosotros no vendemos los datos de los usuarios, el uso de estas
herramientas implica que dichos terceros reciben información sobre la visita del usuario para
procesarla conforme a sus propias políticas de privacidad. En caso de que alguno de estos
proveedores se encuentre fuera del Espacio Económico Europeo (transferencias internacionales),
nos aseguramos de utilizar servicios adheridos a marcos de seguridad como el Data Privacy
Framework o amparados por Cláusulas Contractuales Tipo, garantizando un nivel de protección
adecuado.
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Derechos del Usuario y Soberanía sobre la Información
La normativa vigente de protección de datos le otorga al usuario una serie de derechos
fundamentales que en EverMind Systems respetamos, promovemos y facilitamos. Queremos que el
cliente sienta que mantienes el control total sobre su huella digital en nuestra organización.
Acceso y Rectificación
Derecho a saber qué datos tenemos y corregir los inexactos o
incompletos.
Supresión (Olvido)
Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean
necesarios.
Oposición y Limitación
Oponerse a usos concretos o paralizar el tratamiento
temporalmente.
Portabilidad
Recibir sus datos en formato estructurado para llevarlos a otro
proveedor.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, el procedimiento es sencillo: basta con enviar una
comunicación escrita a nuestro correo electrónico de contacto, identificándose debidamente.
Nuestro equipo gestionará su solicitud en los plazos legales establecidos y sin coste alguno. Si
se considera que no hemos atendido sus derechos adecuadamente, le recordamos que tiene derecho a
presentar una reclamación ante la autoridad de control competente, que en España es la Agencia
Española de Protección de Datos (AEPD).
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Medidas de Seguridad y Enfoque Tecnológico
Para concluir esta política, es imprescindible abordar el aspecto de la seguridad. En EverMind
Systems, dada nuestra especialización en sistemas, inteligencia artificial y automatización, la
seguridad de la información no es una opción, sino una obligación intrínseca a nuestro ADN
corporativo. Hemos implementado medidas de seguridad técnicas y organizativas robustas,
diseñadas para proteger los datos de los usuarios contra la pérdida, el mal uso, el acceso no
autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción.
Nuestra infraestructura web utiliza protocolos de cifrado seguro (SSL/TLS) para garantizar que
los datos viajan encriptados desde su navegador hasta nuestros servidores, impidiendo la
intercepción por terceros malintencionados. A nivel interno, aplicamos políticas de control de
acceso estrictas, asegurando que solo el personal autorizado y estrictamente necesario tenga
acceso a la información personal para el desempeño de sus funciones. Realizamos copias de
seguridad periódicas y mantenemos nuestros sistemas permanentemente actualizados para
protegernos contra las amenazas cibernéticas más recientes. Aunque somos conscientes de que la
seguridad inquebrantable en internet es un desafío constante, en EverMind Systems dedicamos
recursos continuos para acercarnos lo máximo posible a la excelencia en seguridad, tratando sus
datos con el mismo nivel de cuidado, protección y rigor técnico que aplicamos a nuestros propios
activos corporativos.
