Última actualización: [16 de diciembre de 2025]
En el entorno digital actual, donde la automatización y la inteligencia artificial forman parte integral de los procesos de negocio, la confianza es el activo más valioso que poseemos. En EverMind Systems, entendemos que la privacidad de la información no es simplemente un requisito legal o una casilla que marcar, sino el pilar fundamental sobre el que construimos nuestras relaciones comerciales y tecnológicas. Por ello, hemos desarrollado la presente Política de Privacidad con el objetivo de explicar, con la máxima transparencia y profundidad, cómo gestionamos, protegemos y utilizamos la información que nos confías al interactuar con nuestros sistemas y servicios.
Al acceder a nuestros servicios, queremos que comprendas que tus datos están siendo tratados bajo estrictos estándares de seguridad y ética profesional.
A continuación, explicamos detalladamente cómo recopilamos, utilizamos y protegemos tus datos personales en cumplimiento con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
Es fundamental comenzar estableciendo quién es la entidad encargada de velar por la seguridad de tu información. La responsabilidad del tratamiento de los datos recae exclusivamente sobre la administración de EverMind Systems, que actúa como la entidad comercial y tecnológica titular del presente sitio web y prestadora de los servicios de consultoría, desarrollo y automatización aquí ofrecidos.
EverMind Systems opera con domicilio fiscal situado en la ciudad de Madrid, España, y gestiona todas las operaciones relacionadas con la web y la relación con los clientes desde esta ubicación. Para cualquier asunto relacionado con la privacidad, la gestión de datos o la resolución de dudas sobre este texto, hemos habilitado canales directos de comunicación que garantizan una atención personalizada. Puedes ponerte en contacto directamente con nuestro Delegado de Protección de Datos o con el departamento responsable a través de la dirección de correo electrónico corporativa habilitada a tal efecto (evermindsystems@gmail.com), donde atenderemos cualquier inquietud con la máxima diligencia.
La recogida de datos en EverMind Systems no se realiza de forma indiscriminada, sino que sigue un proceso lógico basado en la interacción que tú, como usuario o cliente, decides tener con nosotros. En una primera instancia, cuando simplemente navegas por nuestra plataforma para conocer nuestros servicios de Inteligencia Artificial y sistemas, la recopilación de datos es mínima y técnica, limitándose a aquellos elementos necesarios para que la página web cargue correctamente en tu dispositivo. Sin embargo, en el momento en que decides dar un paso más y utilizar nuestros formularios de contacto, solicitar una auditoría de sistemas o pedir un presupuesto para una automatización, se inicia una recogida activa de información. En estos casos, te solicitaremos datos identificativos básicos como tu nombre completo y tu dirección de correo electrónico, así como información profesional referente a tu empresa o sector si la consulta es de carácter corporativo.
Sin embargo, para ser precisos con la realidad tecnológica, debemos matizar la procedencia de los datos técnicos. Aunque EverMind Systems garantiza que no compra bases de datos externas a terceros ni se nutre de fuentes de información pública para crear perfiles sobre el cliente sin su conocimiento, sí existen procesos automatizados de recolección de información. Durante su navegación, y mediante el uso de tecnologías de seguimiento (cookies y píxeles), el cual se debe aceptar previamente por el cliente al entrar por primera vez a la web oficial de EverMind Systems, nuestros sistemas y los de nuestros proveedores tecnológicos pueden recopilar datos técnicos de tu dispositivo y de tu comportamiento en la web de forma automática.
Por tanto, podemos afirmar que los datos proceden de dos fuentes: directamente del cliente (datos declarativos) y de tu interacción con nuestra infraestructura digital (datos observados). Dado que el funcionamiento técnico de esta recolección automatizada es complejo y utiliza herramientas de terceros, hemos desarrollado un documento específico, nuestra Política de Cookies, donde detallamos pormenorizadamente qué herramientas externas intervienen y cómo funcionan, para no saturar este texto con especificaciones técnicas que tienes disponibles en dicho anexo.
La razón de ser de recopilar esta información responde a objetivos claros, legítimos y explícitos que permiten el funcionamiento operativo de EverMind Systems. No almacenamos datos por el simple hecho de acumular información; cada dato tiene una función específica dentro de nuestro engranaje de negocio.
Principalmente, utilizamos sus datos para la gestión integral de la relación contractual o precontractual. Esto implica que, si se nos solicita un servicio de desarrollo o consultoría, utilizaremos sus datos para elaborar propuestas comerciales, mantener una comunicación fluida sobre el estado del proyecto, realizar las entregas pertinentes y emitir la facturación correspondiente cumpliendo rigurosamente con las normativas fiscales y contables. La información fluye a través de nuestros sistemas internos para asegurar que el servicio que recibes es de la máxima calidad y precisión.
Adicionalmente, y siempre con una vocación de servicio, podemos tratar sus datos de contacto para mantener informado al cliente sobre actualizaciones críticas de seguridad, novedades relevantes en el sector de la inteligencia artificial o mejoras en nuestros servicios que puedan aportar valor a su negocio. Asimismo, los datos técnicos y de navegación obtenidos automáticamente se utilizan con fines de seguridad informática, para monitorizar la integridad de nuestra infraestructura, prevenir ciberataques y asegurar que la plataforma desde la que operamos se mantiene estable y segura. También utilizamos estos datos técnicos para análisis estadísticos que nos ayudan a entender cómo los usuarios interactúan con nuestra web y así optimizar nuestros procesos, tal y como se detalla en la política de cookies mencionada en el otro documento.
Para que el tratamiento de sus datos sea lícito, debe ampararse en una base legal sólida. En EverMind Systems no basamos nuestras acciones en la improvisación, sino en fundamentos jurídicos claros que varían según el momento y el tipo de interacción que mantenga el usuario con nosotros.
Cuando el usuario o cliente nos contacta voluntariamente a través de un formulario o correo electrónico para realizar una consulta, la base legal que legitima el tratamiento es el consentimiento expreso que nos otorga al realizar dicha acción afirmativa (el "clic" de enviar). Es el usuario quien inicia la conversación y nos autoriza a tratar sus datos para responderle. Por otro lado, si el cliente decide contratar nuestros servicios, la base legal se transforma en la ejecución de un contrato; en este escenario, el tratamiento de sus datos deja de ser opcional para convertirse en necesario, con el fin de poder cumplir con nuestras obligaciones de prestación de servicios y con las suyas de pago.
Existen también situaciones en las que el tratamiento se basa en el interés legítimo de EverMind Systems, como ocurre con las medidas de seguridad informática o el análisis básico de rendimiento web. Finalmente, en lo referente a la facturación y la contabilidad, tratamos sus datos porque estamos obligados por ley, cumpliendo con las exigencias de la Agencia Tributaria y otras normativas mercantiles que nos obligan a mantener registros formales de nuestras transacciones económicas.
En EverMind Systems aplicamos una política de retención de datos restrictiva y lógica: no conservamos su información ni un minuto más de lo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad que motivó su recogida. El tiempo que sus datos permanecerán en nuestros sistemas depende directamente de la naturaleza de los mismos y de las obligaciones legales vigentes.
Para los datos relacionados con consultas generales o suscriptores a boletines informativos, conservaremos la información activa mientras mantenga su interés en nosotros o hasta que el usuario decida retirar tu consentimiento dándote de baja. En el momento en que se nos indique que ya no desea recibir información adicional, mejoras de servicios u otros, procederemos a la supresión segura de dichos datos de nuestras listas de distribución.
Por el contrario, la información relativa a clientes con los que hemos formalizado una relación comercial (facturas, contratos, comunicaciones de proyecto) se conservará debidamente bloqueada durante los plazos que marca la legislación fiscal y mercantil, que generalmente oscilan entre los cinco y seis años. Durante este periodo de bloqueo técnico, los datos no se utilizan para ninguna actividad comercial, sino que permanecen almacenados de forma segura a disposición exclusiva de jueces, tribunales o autoridades públicas competentes para atender posibles responsabilidades nacidas del tratamiento. Una vez prescritas estas responsabilidades legales, la información es destruida de forma definitiva mediante métodos seguros que impiden su recuperación posterior.
La confidencialidad es una máxima innegociable en EverMind Systems. Queremos garantizar al usuario que no comercializamos, vendemos ni alquilamos sus datos personales a terceros con fines de lucro directo (como la venta de listas de correo). Su información es parte de nuestro secreto profesional y es tratada con la máxima reserva.
Sin embargo, la realidad técnica de internet y la gestión empresarial moderna hacen necesario contar con la colaboración de proveedores de servicios especializados. Estos actúan como "Encargados del Tratamiento" y tienen acceso a ciertos datos exclusivamente para prestarnos un servicio necesario, como puede ser el alojamiento de nuestra página web, la plataforma de gestión de correo electrónico o nuestra gestoría fiscal. EverMind Systems selecciona rigurosamente a estos proveedores directos, asegurándonos de que cumplan con la normativa europea.
Es crucial hacer una distinción importante respecto a los servicios tecnológicos externos vinculados a las cookies y la analítica web (como Google o proveedores de redes sociales). Al utilizar nuestra web y aceptar el uso de cookies, se produce necesariamente una comunicación de datos técnicos (IP, identificadores de dispositivo) hacia los servidores de estas empresas tecnológicas externas. Aunque nosotros no vendemos los datos de los usuarios, el uso de estas herramientas implica que dichos terceros reciben información sobre la visita del usuario para procesarla conforme a sus propias políticas de privacidad. En caso de que alguno de estos proveedores se encuentre fuera del Espacio Económico Europeo (transferencias internacionales), nos aseguramos de utilizar servicios adheridos a marcos de seguridad como el Data Privacy Framework o amparados por Cláusulas Contractuales Tipo, garantizando un nivel de protección adecuado.
La normativa vigente de protección de datos le otorga al usuario una serie de derechos fundamentales que en EverMind Systems respetamos, promovemos y facilitamos. Queremos que el cliente sienta que mantienes el control total sobre su huella digital en nuestra organización.
En cualquier momento, el cliente tiene derecho a ejercer el acceso a sus datos para obtener confirmación sobre si estamos tratando tu información y, en caso afirmativo, saber exactamente qué datos tenemos. Si se detectan errores, se puede ejercer su derecho de rectificación para que modifiquemos datos inexactos o completemos aquellos que estén incompletos. Asimismo, dispone del derecho de supresión (conocido como derecho al olvido), mediante el cual puede solicitarnos que eliminemos sus datos de nuestros sistemas cuando ya no sean necesarios para los fines iniciales o cuando decida retirar su consentimiento.
Adicionalmente, la ley le faculta para oponerte al tratamiento de sus datos para fines concretos, para solicitar la limitación del tratamiento (paralizando el uso de los datos mientras se resuelven incidencias o reclamaciones) y para pedir la portabilidad de sus datos a otro proveedor de servicios en un formato estructurado. Para ejercer cualquiera de estos derechos, el procedimiento es sencillo: basta con enviar una comunicación escrita a nuestro correo electrónico de contacto, identificándose debidamente. Nuestro equipo gestionará su solicitud en los plazos legales establecidos y sin coste alguno. Si se considera que no hemos atendido sus derechos adecuadamente, le recordamos que tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente, que en España es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Para concluir esta política, es imprescindible abordar el aspecto de la seguridad. En EverMind Systems, dada nuestra especialización en sistemas, inteligencia artificial y automatización, la seguridad de la información no es una opción, sino una obligación intrínseca a nuestro ADN corporativo. Hemos implementado medidas de seguridad técnicas y organizativas robustas, diseñadas para proteger los datos de los usuarios contra la pérdida, el mal uso, el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción.
Nuestra infraestructura web utiliza protocolos de cifrado seguro (SSL/TLS) para garantizar que los datos viajan encriptados desde su navegador hasta nuestros servidores, impidiendo la intercepción por terceros malintencionados. A nivel interno, aplicamos políticas de control de acceso estrictas, asegurando que solo el personal autorizado y estrictamente necesario tenga acceso a la información personal para el desempeño de sus funciones. Realizamos copias de seguridad periódicas y mantenemos nuestros sistemas permanentemente actualizados para protegernos contra las amenazas cibernéticas más recientes. Aunque somos conscientes de que la seguridad inquebrantable en internet es un desafío constante, en EverMind Systems dedicamos recursos continuos para acercarnos lo máximo posible a la excelencia en seguridad, tratando sus datos con el mismo nivel de cuidado, protección y rigor técnico que aplicamos a nuestros propios activos corporativos.